Zakendoen in Duitsland betekent goed beslagen ten ijs komen

Tekst: Annelies van Stijn

Duitsland is voor de sector het belangrijkste handelsland. Maar ondanks dat we als Nederland en Duitsland buren zijn, zijn de cultuurverschillen groot. Zo groot zelfs dat willen we succesvol zaken doen met onze oosterburen het een must is je als ondernemer ter dege bewust te zijn van de do’s en dont’s.

Een paar minuten te laat op een afspraak, slecht gepoetste schoenen en een ‘ondermaatse’ auto. Niet bepaald goede binnenkomers voor bij een (mogelijke) Duitse zakenpartner. En dat zijn nog slechts een paar voorbeelden van hoe het in Duitsland niet moet. We hebben het dan nog niet gehad over ons gebrek aan kennis als het gaat om de beleefdheid en het respect waarmee de Duitser zakelijk bejegend wil worden. ‘Willen Nederlanders op de Duitse markt geen kansen en mogelijk miljoenen euro’s laten liggen, dan moet hun kennis van de zakelijke cultuur en de omgangsvormen in Duitsland worden opgevijzeld’, zegt John Mazeland (45), directeur Business Alliance Nederland Duitsland. ‘Met onze een- en/of meerdaagse cursussen ‘Duitslandkunde’ helpen we sinds 22 jaar Nederlandse én Duitse ondernemers een heel eind op weg.’

Zakendoen met Duitsers, het blijft soms een lastig verhaal. Toch is het niet zo moeilijk als het soms lijkt. Wie zich een aantal basisregels eigen maakt, kan ver komen.

Tekst: Arnoud Veilbrief

Nederlanders zijn Duitsers die melk drinken, zei de schrijver Gerard Reve ooit. Reve provoceerde graag, ook hier. Maar tegelijk meende hij wat hij zei. Nederlanders zetten zich graag af tegen hun oosterburen en meten de verschillen graag groot uit. Maar eigenlijk lijken ze erg op elkaar. En inderdaad, de overeenkomsten vallen meer op dan de verschillen. Duitsers en Nederlanders lijken fysiek op elkaar en ze spreken talen die erg op elkaar lijken. Ze lopen internationaal voorop in milieubewustzijn, ze hechten aan afspraken en ze houden van bier. En van schlagerzangers, die ook nog eens in elkaars landen optreden voor volle zalen.

John Mazeland, van de Business Alliance Nederland-Duitsland, heeft van deze interculturele wrijvingen zijn markt gemaakt. Met zijn compagnons geeft hij seminars en workshops aan beide zijden van de grens bij Lobith, om duidelijk te maken hoe je het best met die nabije en toch zo verre buren om kan gaan. Hij geeft tweederde van zijn workshops in Nederland. Logisch, want de kleinste partij zal zich het meeste moeten aanpassen. En bovendien heeft Duitsland nog acht andere buurlanden. Tijdens een seminar bij de Nederlands-Duitse Handelskamer in Den Haag wordt één ding al snel duidelijk: omgaan met Duitsers kun je leren. Het is eigenlijk een kwestie van een paar kunstgrepen, een kwartslag anders denken. Maar de Überarbeitung van de Nederlandse manieren dient wel grondig te geschieden, anders kan je lang voor dichte deuren staan. Wie dat doet, kan in Duitsland langdurig zakendoen.

Uit internationale cultuurstudies blijkt dat zowel Duitse als Nederlandse ondernemers graag snel to the point komen. Een andere reden waarom Duitsland zeer goede kansen biedt aan Nederlanders, is dat Nederlanders doorgaans goed werk afleveren, en dat telt zwaar mee bij de Duitsers. Kortom, alle reden om de raad van Mazeland en de zijnen ter harte te nemen. Dan opent zich een markt met tientallen miljoenen inwoners.

‘Wij weten wel iets van baggeren af.’ Zo’n zin zou moeiteloos uit de mond van een Nederlandse baggerexpert kunnen komen. Leuk, zo’n understatement, maar het is solliciteren naar opgetrokken wenkbrauwen bij de Duitsers. ‘Wel iets’? Zij dachten toch echt met een expert van doen te hebben. Laat typisch Nederlandse woordjes als ‘wat’, een ‘beetje’, ‘slechts’, ‘even’ achterwege. Spreek klare taal en straal in alles uit dat u – waarbij de meervoudsvorm ‘we’ zeer wordt aanbevolen – competent bent. U denkt niet, u voelt niet – u wéét en u kunt bewijzen.

Werkwoorden die onzekerheid uitdrukken, zoals hopen, denken, voelen, geloven, zijn taboe in zakelijk contact met Duitsers. Schrap ze uit uw vocabulaire. U denkt niet, u bent zelfs niet overtuigd. Want wat heeft een ander eraan als ú overtuigd bent? Nee, u heeft het beste product en hier zijn de cijfers die dat bewijzen. Het liefst met wetenschappelijke of onpartijdige documentatie, zoals een Kema- of Tüv-keuringsrapport.

In zijn vrije tijd kan de Duitser best ‘locker’ zijn, maar hij hecht sterker aan de scheiding werk-privé dan de Nederlander. Misschien dat hij u na het zakendoen uitnodigt samen in het café een biertje te drinken. Dan is de gelegenheid daar om iets persoonlijker te worden. Eerder niet. En vergeet nooit pas over te schakelen op ‘du’ als de gastheer dat voorstelt.

Meer informatie:EVD, landenmedewerkers Duitsland, (070) 778 89 35, duitsland@info.evd.nl, www.evd.nl/duitslandHet programma Individuele Marktbewerking, dat onder meer ondersteuning biedt bij het zoeken naar mogelijke zakenpartners, staat open voor Duitsland. Accountmanager marktbewerking Duitsland, (070) 778 89 64, duitsland.acm@info.evd.nl

Bron: Buitenlandse Markten 2007
Nummer: 189255

Onze kennis van de zakelijke cultuur en de omgangsvormen in Duitsland is zo gering, dat we nog menige kans missen op de Duitse markt. Daarom geeft de Business Alliance Nederland Duitsland cursussen ‘Duitslandkunde’. BM volgde een cursusdag.

Halverwege de middag van de cursus over zakelijke en persoonlijke contacten tussen Nederlanders en Duitsers – onder het motto ‘Wie anders ticken die Deutschen?’ – viel er ineens heel wat op zijn plaats. Dat was toen cursusleider Jörg Renner het begrip ‘Unsicherheitsvermeidung’ introduceerde. Veel meer dan Nederlanders hebben Duitsers de neiging onzekerheden uit de weg te gaan. Onder het voorbehoud dat ‘de’ Duitser natuurlijk niet bestaat, heb je hier een overkoepelend begrip bij de hand waaronder heel wat Duitse gewoonten die wij ‘vreemd’ vinden zijn te verklaren.
Renner: ‘De behoefte aan zekerheid uit zich bijvoorbeeld in de bureaucratie met al zijn papieren en stempels en in de belangstelling voor organigrammen van organisaties. Een Duitser die aan een project begint, wil er zeker van zijn dat alles en iedereen achter hem staat. Hij stelt hoge eisen aan de vakkennis van zijn gesprekspartners, vooral in de industrie. Maar ook in de handel verwacht hij een brede en diepgaande kennis van producten en assortimenten. Verder zullen die gesprekspartners begrip moeten opbrengen voor de Duitser die, als een deal praktisch rond lijkt, tóch nog eens terugkoppelt naar zijn chefs om rugdekking en toestemming te vragen. En alles wat mondeling is overeengekomen, wil hij schriftelijk bevestigd zien.’

’s Morgens had Renners collega-docent Hans Ries al gesproken over de in Nederland zo vaak bespotte Duitse ‘Gründlichkeit’, die onder andere valt te verklaren uit het vermijden van onzekerheid. ‘In een folder wil een Duitser geen algemene aanprijzingen zien maar zo veel mogelijk concrete feiten: maten, gewichten, capaciteiten,  patenten met hun nummers, certificeringen. Verder is hij een nauwkeurig lezer van vaktijdschriften, die voor hem de belangrijkste bron van informatie zijn voor het nemen van beslissingen.’

Onder ‘Unsicherheitsvermeidung’ schaart Renner ook het hoofdstuk ‘presentatie’, met de bijbehorende elementen ‘symbolen’ en ‘rituelen’. ‘Een verkoper kan in Duitsland niet met een Golf aankomen; het moet minstens een Audi A6 zijn. Als hij bij de receptie wordt begroet door zijn gesprekspartner, zal deze eerst naar zijn schoenen kijken en daarna naar zijn ogen. Slordige, slecht gepoetste schoenen zijn een verkeerd signaal. Het werkt écht zo. Op het kaartje van de verkoper moet minstens ‘Verkaufsleiter’ of ‘Area Manager’ staan, want een gewone verkoper is nauwelijks de moeite van het ontvangen waard. Daarna volgt het gesprek, dat voor Nederlanders formeel aandoet. Maar de meesten weten onderhand wel dat een Duitser prijs stelt op beleefdheid en dat je hem steeds met ‘Sie’, met zijn achternaam en met zijn eventuele titel moet aanspreken.’

Ook voor de meer ervaren ondernemer die denkt ‘het allemaal te weten’, blijkt de cursus nieuwe inzichten op te leveren. Dat blijkt uit reacties van drie cursisten die al respectievelijk 4, 25 en 15 jaar in Duitsland actief zijn. Marco van Hout, area sales manager van Adimec Advanced Image Systems in Eindhoven: ‘Als je er aan het werk bent, voel je dat er dingen anders gaan dan hier. Na de cursus weet je die dingen ook te benoemen, zodat je er rekening mee kunt houden.’

Gerard Princée, sales manager van Reldair bevochtigingssystemen in Wijchen: ‘Wat ik nu besef is, dat je je net zo goed in de Duitse cultuur moet verdiepen als in de Chinese. Wat reilt en zeilt er in het land? Welk bier brouwen ze in de streek waar je komt? Met die kennis verlopen je contacten een stuk soepeler.’
Steven de Jong, directeur van Intercol in Ede, producent van industriële kleefstoffen en gietharsen: ‘Nu ik heb gehoord hoe zeer Duitsers hechten aan gedetailleerde productinformatie gaan we meteen onze brochures aanpassen en in een Duits vakblad een artikel plaatsen over het absorptiegedrag van onze caseïnelijm.’

Meer informatie:

• EVD, Regina Kruse, informatiemanager Duitsland, (070) 778 89 35, duitsland@info.evd.nl,www.evd.nl/duitsland
• Business Alliance Nederland Duitsland, John Mazeland, (024) 350 07 59, j.mazeland@business-alliance.nl, www.business-alliance.nl De stichting Business Alliance Nederland Duitsland is een spin-off van de Radboud Universiteit Nijmegen. Ze organiseert samen met de Nederlands-Duitse Kamer van Koophandel twee maal per jaar een vierdelige cursus onder het devies: Met meer succes naar Duitsland. De hoofdonderwerpen zijn: zakelijke en persoonlijke contacten, verschillen in management- en bedrijfscultuur, communicatie en onderhandelen/conflictcommunicatie.

Gouden regels

Enkele gouden regels voor het contact met Duitse zakenpartners:

• Punctueel zijn betekent altijd: wees punctueel op de minuut. Daarmee wordt getest of de bezoeker serieus en betrouwbaar is.
• Vermijd tijdens het bespreken van de kern van de zaak zinnen als: ‘Dit detail kunnen we later nog wel bekijken.’ ‘Dat komt wel goed.’ ‘Dat zien we wel.’ Daarmee wordt snel wantrouwen gewekt.
• Ga er a priori van uit dat je wordt ingeschat als zakelijk kundig en flexibel, maar besef ook terdege dat Duitse zakenlieden de verborgen grondhouding hebben Nederlanders in details onbetrouwbaar te vinden.
• Een typisch Nederlandse foute inschatting met veelal fatale gevolgen is: ‘We spreken zo goed Duits, dat we alles begrijpen wat er wordt gesproken en geschreven.’
• Ook als partners elkaar al langer kennen, leidt het vaak tot grote irritaties wanneer de Nederlander meent daardoor minder égards tegenover de Duitser in acht te kunnen nemen. De Nederlander wil primair aardig worden gevonden, de Duitser wil vooral worden gerespecteerd.

Metaalmissie naar Baden-Württemberg
Van 6 tot en met 9 maart 2005 heeft de EVD een handelsreis gepland voor bedrijven uit de metaalsector. Voor informatie en aanmelden: EVD, Sandra Schoof, (070) 778 71 48, schoof@evd.nl,www.internationaalondernemen.nl/stas/metaalduitsland.asp

Tekst: Pieter Nouwen

23.11.2004

Bron: Buitenlandse Markten 2004
Nummer: 117795 
www.evd.nl

Op een kopje koffie hoeft de Nederlandse handelsreiziger niet te rekenen als hij voor het eerst bij zijn Duitse klant aanschuift. Ook de luchtige kennismakingsbabbel kan hij beter voor zich houden. Duitsers houden daar niet van. Duitsers willen gelijk ter zake komen. Vorsicht mit dem smalltalk, vat de Duitse Nederlandkenner Jörg Renner samen. “En zorg dat je je koffie een half uur voor je afspraak al genuttigd hebt.”

Renner en zijn compagnon John Mazeland kennen de cultuurverschillen tussen de twee buurlanden van haver tot gort. Met hun bedrijfBusiness Alliance Nederland-Duitslandverzorgen ze al jaren cursussen voor ondernemers aan beide kanten van de grens. Hoe maak ik telefonische afspraken met Duitsers? Hoe voer ik succesvol onderhandelingen met Nederlanders? Zo maar een greep uit de onderwerpen die Mazeland en Renner met enige regelmaat aan de kaak stellen.

De cultuurverschillen tussen Nederlanders en Duitsers uiten zich in meer dan alleen de klassieke kwestie van het u- en je- zeggen; het siezen en het duzen. Al blijft dit onderscheid nog steeds goed voor de grootst mogelijke verwarring. Mazeland: “Voor Duitsers is siezen de norm. Tot in het diepst van hun ziel vinden ze het onverdraaglijk om het niet te doen. Net als dat het voor Nederlanders heel ongemakkelijk aanvoelt om tegen naaste collega’s de hele dag u te zeggen. Dat moet je gewoon accepteren.”

Het belang voor Nederland van een soepel contact met Duitse ondernemers behoeft nauwelijks uitleg. Zowel qua export als qua import is Duitsland Nederlands grootste handelspartner. Nederland voerde vorig jaar voor ruim 78 miljard euro uit naar Duitsland, dat is meer dan de uitvoer naar Frankrijk, Engeland en de Verenigde Staten samen. Ook omgekeerd blijkt de innige economische verhouding tussen de twee buurlanden. Op de ranglijst van landen waaruit Duitsland goederen importeert, staat Nederland op een respectabele tweede plek, net onder de nummer één Frankrijk.

De communis opinio is dat Duitsers een stereotiep, maar absoluut positief beeld van Nederland hebben: tolerant, vriendelijk, grappig taaltje. Nederland als Duitse deelstaat aan de Noordzee. Maar dit vrolijke beeld is achterhaald.

Duitsland kent meer buurlanden die aandacht behoeven sinds Europa zich in het oosten fors heeft uitgebreid. Landen als Polen, waarmee de wederzijdse geschiedenis lang en moeilijk is, zijn met stip teruggekeerd in de hoofden van Duitse beleidsmakers en bedrijven. Nederland verdwijnt naar de achtergrond. Dat het kleine buurland zich sinds de moorden op Pim Fortuyn en Theo van Gogh voornamelijk met zichzelf bezighoudt, heeft deze trend alleen maar versterkt. “Duitsland heeft weer ontdekt dat het een Midden-Europees land is”, betoogt Renner. “Er zijn kranten die helemaal niets over Nederland schrijven. Behoudens een paar honderdduizend mensen in de grensstreek van Noordrijn-Westfalen komt geen Duitser verder dan koningin, oranje en windmolens. De Duitsers met een geïnformeerde mening over Nederland passen samen rond één borreltafel.”

Essentieel voor een beter inzicht in de Duitse bedrijfscultuur is volgens Renner begrip van de roots van de Duitse economie. Want waar komen toch al die hiërarchische, formeel denkende, humorloze Duitsers vandaan? Volgens Renner vallen veel vooroordelen op zijn plaats met het besef dat de Duitse samenleving is doortrokken met de erfenis van de industrie en de mijnbouw. Een erfenis die deel is geworden van de Duitse ziel, zelfs al hebben de meeste Duitsers in het dagelijkse leven niets meer met industrie of mijnen van doen.

Eén aspect dat uit de industriële erfenis te destilleren valt, is de Duitse hang naar regels en zekerheid, die Renner vat onder de noemer risicomijdend gedrag. “In de grondstofindustrie is behoefte aan duidelijke regels en een vast stramien om het productieproces zo efficiënt mogelijk te organiseren. Zeker in de mijnbouw. Als je je daar niet aan de regels houdt, vallen er doden. Regels zorgen voor veiligheid, betrouwbaarheid.”

Nederlandse gewoontes als nog eventjes een puntje op de vergaderagenda toevoegen of snel nog even bellen, daar hoef je in Duitsland niet mee aan te komen. Midden in een proces de koers omgooien, vinden Duitse ondernemers ronduit een belediging. Een tip van de meester: “Kondig plannen van tevoren aan, spreek ze uitvoerig door en presenteer ze dan pas. Liefst met veel papier, zodat je er goed voorbereid en gedocumenteerd uitziet.”

Want dat is een tweede kenmerk van de industriële bedrijfscultuur: hij is mannelijk. Gericht op presteren, doorzetten en uiterlijk vertoon. Respect krijgen. De Nederlandse houding is daarentegen veel vrouwelijker: open, gericht op communicatie en improvisatie. “Nederlanders willen winst maken, Duitsers willen winnen”, zegt Renner. Het is een verschijnsel dat manager Ingmar van den Doel van Struik Foods uit de praktijk kent. “Als je in Duitsland succes wil boeken, kom dan niet aanrijden in een Audi A6. Pak de A8.”

Daarmee is conflictpotentieel rijkelijk aanwezig. Duitse werknemers persen zich in een pantser van ernst om op het werk serieus te worden genomen. Iedereen speelt het spel mee. Maar zo kan het ook gebeuren dat een stijve Duitser na werktijd in het café plots een joviale kerel blijkt te zijn. Verwarring alom bij de Nederlandse bezoeker. Mazeland: “Dienst ist Dienst und Schnapps ist Schnapps. Duitsers zijn kampioen in het spelen van rollen.”

Maar hoe ziet serieus zijn eruit? Het begint al bij op tijd komen. En op tijd is niet twee minuten van te voren, maar een kwartier. En als het regent een half uur. Dan heb je namelijk nog tijd om je modderige schoenen te poetsen, met schoensmeer die je standaard in de auto hebt liggen. “Nederlanders maken bij een eerste ontmoeting altijd graag een grapje om het ijs te breken”, zegt Herman Plokker, hoofd human rescource bij de spoorwegvervoerder Railion. Zijn bedrijf heette NS Cargo totdat het werd gekocht door de Deutsche Bahn, met 220 duizend man personeel een van Duitslands grootste werkgevers. “Doe dat niet bij een Duitser. Die neemt je niet meer serieus, hij wil eerst weten of je wat kunt en wat je te bieden hebt. Een grap beschouwt hij als teken van zwakte, of erger, als aanwijzing dat je niet betrouwbaar bent.”

Bas de Rue is redacteur van het Duitslandweb.

Mazeland en zijn Duitse compagnon Jörg Renner kennen de cultuurverschillen tussen de twee buurlanden op hun duimpje. Met hun bedrijf Business Alliance Nederland-Duitsland verzorgen ze al jaren cursussen voor ondernemers aan beide kanten van de grens. Weliswaar willen zowel Duitsers als Nederlanders in de eerste plaats winst maken, de manier waarop is echter heel anders en dat wekt vaak wederzijdse irritatie.

Op de ranglijst van landen waarvandaan Duitsland goederen importeert, staat Nederland op de tweede plaats. Maar gek genoeg hebben Duitsers nauwelijks een beeld van Nederland, behalve dat de kaaskop met zijn caravan steevast links rijdt op de Autobahn. Hardnekkig is het idee dat Nederland een soort zeventiende Duitse deelstaat is. Een grove vergissing, aldus Renner en Mazeland. Er zijn een paar fundamentele verschillen waar Duitse ondernemers in Nederland rekening mee moeten houden.

Een Duitser in Nederland is een olifant in een porseleinkast, als het op charmes aankomt. Volgens Renner komt dat door de fundamentele onzekerheid van de Duitser, die bij het minste of geringste in de stress schiet. De workshopleider veert door zijn benen, pompt zijn wangen op en laat de lucht dan luidruchtig ontsnappen. “Beste Duitser, ontspan je. Zeg niet direct hoe succesvol je bent, of hoe goed je je hebt voorbereid en zeker niet dat je zo’n suffe cursus hebt gevolgd, maar drink gewoon eerst een kopje koffie. Gun jezelf dat nou en weiger de koffie niet omdat je bang bent om te slurpen. Wij verkrampen al bij het koffiedrinken.”

Renner waarschuwt dat de Nederlandse authentieke houding niet te verwarren is met naïviteit. “Nederlanders zijn zelfbewust en weten donders goed waar de klepel hangt, ze laten die alleen niet zo hard luiden als de Duitsers. Duitsers doen vaak pompeus en duur. Ze komen krampachtig over met hun twee dikke aktetassen waar álles in zit. Ze bereiden zich veel te goed voor, voelen zich pas zeker als ze alles weten. Nederlanders ergeren zich aan die Duitse show, aan de spanning die Duitse zakenlieden over zich hebben. De Nederlandse zekerheid komt voort uit flexibiliteit. Nederlandse zakenlieden bedenken van te voren wat ze willen, maar schrijven niet alles uit. Nederlanders hebben een praatcultuur, Duitsers een papiercultuur. Als Nederlanders een projectblaadje hebben, is dat tactiek, Duitsers doen het uit principe.” De Duitse cursisten raadt Renner aan hun aktetas in de kofferbak te verstoppen en eens een leeg blaadje mee te nemen om samen te brainstormen. Ze knikken welwillend.

Duitse ondernemers moeten beseffen dat Nederlanders ze langzaam vinden. Nederlanders beginnen gewoon ergens aan, zonder eerst alle mogelijke gevolgen na te gaan. Ze springen zo in de auto, spreken af bij een wegrestaurant en hebben binnen een halve dag de deal rond. Duitsers springen nooit zomaar in de auto. ‘Het plan is de Bijbel’, luidt een Duitse uitdrukking.

De Nederlandse zakencultuur is pragmatisch, in tegenstelling tot de Duitse, die een veel zwaarder, haast filosofisch karakter heeft. Je zou de Duitse zakenman kunnen vergelijken met Atlas, die de wereld op zijn schouders draagt. Een Nederlander zou die bol gewoon rollen. En zo zal een Duitser uit principe nooit zijn mobiele nummer geven en een Nederlander wel. Die zet zijn telefoon wel uit als hij geen zin heeft om gebeld te worden.

Een laatste tip van Renner: “Beste Duitser, bleib Mensch! Werk aan je charme: glimlach, maak een grapje, leun achterover. Probeer niet meteen je map te presenteren omdat die zo duur was en zoveel tijd gekost heeft. Vraag eerst eens naar iemands kinderen. Je moet niet denken: ‘waar komt hij vandaan, welke diploma’s heeft hij, wat zijn de eisen’, maar denken: ‘oh, hij heeft twee armen, twee benen, is half behaard, geen aap, dus één van mij’: hand schudden en ‘goedemiddag’ zeggen. Dan komt alles goed.”

Leonie van Nierop is redacteur van het Duitslandweb.